Referenties
Meeuwsen Ten Hoopen, een van de grotere accountants- en belastingadvieskantoren, is vanaf het begin bij de ontwikkeling van CopyConfirm betrokken, en gebruikt de toepassing om kosten te besparen en inhoud te geven aan hun beleid ten aanzien van duurzaamheid. “In ons vak werken we voornamelijk met vertrouwelijke informatie. De besparingen van print- en portokosten, papier en mankracht zijn enorm nu de noodzaak tot papieren correspondentie grotendeels vervalt. Bovendien sparen we het milieu, een van onze speerpunten. Juridisch gezien heeft digitale correspondentie nu dezelfde status als de papieren evenknie. Het zorgdragen voor betrouwbare digitale communicatie zien we als een vanzelfsprekende verplichting naar onze klanten”, aldus Sjoerd Riedstra, een van de aandeelhouders van Meeuwsen Ten Hoopen.
“Om het papiergebruik zoveel mogelijk te beperken, wordt er binnen onze organisatie steeds meer digitaal gecorrespondeerd (streven naar een paperless office). Tot nu toe deden wij dat echter nog niet voor documenten die een bepaalde rechtsgeldigheid moeten vertegenwoordigen, zoals opdrachtbevestigingen, raamovereenkomsten en facturen. Per 1 maart a.s. sturen wij ook deze documenten zoveel mogelijk per e-mail aan onze relaties. De authenticiteit (digitale vingerafdruk) wordt opgeslagen bij een derde partij (www.copyconfirm.com), waarmee de documenten automatisch een juridische waarde krijgen, aangezien – indien noodzakelijk - kan worden aangetoond dat de documenten daadwerkelijk zijn verzonden.
Wij hopen met deze nieuwe manier van werken ons (kleine) steentje bij te kunnen dragen aan een beter milieu.”
Oscar Westerterp
Directeur Beljon+Westerterp
In onze praktijk is de betrouwbaarheid van correspondentie per e-mail essentieel. CopyConfirm maakt het mogelijk dat de integriteit en de authenticiteit van de e-mail wordt gewaarborgd, zonder dat de inhoud van onze e-mail bij een externe partij wordt gearchiveerd. Hiermee voorkomen we eventuele juridische discussies.
Steven Ras
Partner ICT-recht